www.tralcomplex.ru

Электронный архив

Электронный архив финансово-хозяйственных документов

Решение ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов

Для кого:

Для организаций, желающих сократить затраты времени на обработку документов, обеспечить надежное хранение документов, а также организовать удобный и оперативный доступ к информации.

Цель:

Обеспечить создание централизованного электронного архива образов финансово хозяйственных документов территориально-распределенной организации и обеспечить связь документов архива с проводками в учетной системе.

Описание решения:

Решение "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов" представляет собой конфигурацию системы ЛЕТОГРАФ, предназначенную для создания электронного архива организации, интегрированного с учетной системой 1С.

Решение "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов" позволяет:

  • Создать централизованный архив для территориально-распределенной организации
  • Обеспечить идентификацию документов с использованием технологии штрих кодирования
  • Организовать необходимую схему массового ввода документов
  • Связать финансовые операции в учетной системе 1С с документами архива
  • Предоставить пользователям возможность поиска и массовой печати групп документов

Пример процесса формирования электронного архива:

Предлагаемая схема процесса формирования электронного архива обеспечивает формирование электронных образов документов архива «на местах», обработку и контроль качества полученных в электронном виде документов, установку взаимосвязи с проводками в системе 1С, автоматическое формирование регистрационных карточек и размещение документов в архиве.

  • Сотрудники в подразделениях осуществляют маркировку штрих-кодами и сканирование первичных бухгалтерских документов. Отсканированные документы передаваются на центральный сервер
  • Программное обеспечение ABBYY Recognition Server автоматически проводит обработку поступающих электронных образов: выделяет штрих-код и формирует единый файл для многостраничных документов
  • ЛЕТОГРАФ автоматически создаёт регистрационную карточку документа, присоединяет к ней электронный образ и указывает значение штрих-кода в одном из полей
  • Специалисты, по мере поступления им электронных образов (в системе ЛЕТОГРАФ), осуществляют проверку их качества. Регистрационные карточки документов, успешно прошедших проверку, передаются средствами ЛЕТОГРАФ в бухгалтерию. В случае появления некачественных документов, регистрационная карточка получает статус «Доработка», а сотрудник подразделения, выполнившего сканирование, получает уведомление по электронной почте о необходимости пересканировать документ с указанным штрих-кодом. Вторично отсканированный документ присоединяется к существующей в ЛЕТОГРАФ регистрационной карточке как новая версия файла
  • Сотрудники бухгалтерии, по мере поступления электронных образов (в системе ЛЕТОГРАФ), осуществляют проверку и связывают проводки бухгалтерской системы с соответствующим документом-основанием, указывая в интерфейсе 1С его штрих код
  • В системе 1С пользователю предоставляется возможность по нажатию специальной кнопки командной панели перейти к просмотру документа-основания для текущей проводки

Реализация проекта:

В ходе реализации проекта наши специалисты на территории Заказчика развернут решение "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов", проведут обучение работе с системой внутренней группы внедрения Заказчика. В составе группы внедрения будет проведена опытная эксплуатацию системы, выполнен сбор замечаний и предложений, реализованы работы по дополнительной конфигурации системы и подготовке эксплуатационных документов.

Решение ЛЕТОГРАФ может быть интегрирована как с системой 1С, так и с другими учетными системами.

Результаты проекта:

В результате внедрения решения "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов" будет создан единый архив первичных финансовых документов, обеспечен массовый ввод документов в подразделениях организации, реализована процедура контроля качества документов, а также реализована интеграция с учетной системой на базе 1С и обеспечена возможность просмотра первичных документов, подтверждающих выполнение проводок, непосредственно из интерфейса учетной системы.

Система ЛЕТОГРАФ – это централизованное решение для территориальных подразделений заказчика, которое также позволит сократить затраты времени на поиск и подготовку финансово-хозяйственных документов необходимых для проведения аудиторской проверки.

 
You are here: Главная Решения Электронный архив

Государственным организациям

Госудпрственные организацииПрограмма лицензирования для государственных учреждений дает возможность государственным организациям приобретать корпоративные лицензии на продукты различных фирм-производителей программного обеспечени по специальным условиям.   Подробнее...

Образовательным учреждениям

Лицензирование государственных учрежденийПринимая во внимание исключительно важную роль, которую играют информационные технологии в современном образовании, а также существующие бюджетные ограничения, производители ПО разработали ряд программ лицензирования программных продуктов специально для учебных заведений. Подробнее...

Бизнесу

Малый и средний бизнес Для бизнес-предприятий основными доводами в пользу приобретения лицензионного ПО являются сервис и безопасность. При установке лицензионного ПО компания страхуется от неприятностей, т.к. все программы протестированы, а покупатель получает гарантию и техническую поддержку.   Подробнее...

Домашним пользователям

Confessions of a Shopaholic

Сегодня пользователь может легко приобрести как лицензионный, так и пиратский продукт. Порой он даже не задумывается о том, с чем работает и что теряет в случае использования пиратской версии. Почему выгодно, удобно и правильно использовать лицензионные программы? Подробнее...